20 mars 2023

⚠ Modifications apportées par le Projet de loi 78 à la Loi sur la publicité légale des entreprises


Objet : Entrée en vigueur prochaine des dispositions du Projet de loi 78 – Loi visant principalement à améliorer la transparence des entreprises


Le 31 mars 2023, diverses modifications à la Loi sur la publicité légale (la « Loi ») entreront en vigueur afin d’imposer de nouvelles obligations pour les assujettis de divulguer leurs bénéficiaires ultimes au Registraire des entreprises du Québec (« REQ ») et de prévoir de nouvelles obligations relatives aux administrateurs des assujettis.

Nous entendons par « assujettis » les entreprises et autres entités qui s’enregistrent auprès du REQ ou sont tenues de l’être.


QU’EST-CE QU’UN BÉNÉFICIAIRE ULTIME ?

Un bénéficiaire ultime est un individu (presque toujours une personne physique, sauf rares exceptions) en position de contrôle sur un assujetti ou sur la conduite de ses affaires. Un assujetti peut avoir plusieurs bénéficiaires ultimes, qui devront tous être déclarés au REQ.

Plus précisément, est un bénéficiaire ultime quiconque :

  • détient au moins 25% des votes au sein de l’assujetti ou de sa juste valeur marchande;
  • contrôle au moins 25% des votes au sein de l’assujetti ou de sa juste valeur marchande;
  • a suffisamment d’influence pour exercer un contrôle de fait sur l’assujetti ou sur la conduite de ses affaires.

Le contrôle de fait sur un assujetti existe surtout lorsqu’un individu peut modifier le conseil d’administration de l’assujetti, peut influencer ses affaires, ou peut influencer les actionnaires de l’assujetti aux fins précédentes. La détermination de l’existence d’un contrôle de fait pour une situation donnée est liée aux circonstances, et devra être effectuée au cas-par-cas.

Qu’un individu détienne ou contrôle des parts directement ou indirectement n’a pas d’importance pour déterminer s’il est ou non un bénéficiaire ultime. Par exemple, un individu qui contrôlerait 25% ou plus des parts d’un assujetti à travers une société de gestion ou en vertu d’une convention de prête-nom sera quand même un bénéficiaire ultime de l’assujetti.

Également, si plusieurs individus exercent ensemble la détention ou le contrôle de 25% des votes d’un assujetti, chacun sera réputé bénéficiaire ultime même si chacun de ces individus, pris seul, ne franchit pas le seuil de 25%. L’exercice conjoint des droits de vote concerne surtout deux situations :

  1. Celle où plusieurs actionnaires signent entre eux une convention de vote pour exercer en bloc leurs droits de vote dans l’assujetti;
  2. Celle où plusieurs actionnaires désignent ensemble un mandataire pour exercer leurs droits de vote en bloc selon leurs directives.

Notons que la Loi prévoit des mécanismes particuliers en ce qui concerne l’identification des bénéficiaires ultimes des sociétés en commandite et des fiducies tenues de s’assujettir ou qui s’immatriculent volontairement (la plupart des fiducies n’exploitant pas une entreprise, comme une fiducie testamentaire, ne sont présentement pas tenues de s’immatriculer et ne le seront pas suite à l’entrée en vigueur des modifications à la Loi). Toutefois, sachez que le commandité d’une société en commandite ainsi que le fiduciaire d’une fiducie seront presque toujours présumés bénéficiaires ultimes d’un assujetti.


QUELS RENSEIGNEMENTS DEVRONT ÊTRE DÉCLARÉS À L’ÉGARD DES BÉNÉFICIAIRES ULTIMES?

Suite à l’entrée en vigueur des modifications, tous les assujettis devront déclarer, pour chacun de leurs bénéficiaires ultimes, ce qui suit :

  • leurs nom, adresse de domicile et date de naissance;
  • tout autre nom par lequel un bénéficiaire s’identifierait au Québec;
  • la raison pour laquelle chacun se qualifie comme bénéficiaire ultime;
  • lorsqu’un bénéficiaire l’est par détention ou contrôle d’actions ou de parts de l’assujetti, la tranche d’actions ou de parts qu’il détient ou contrôle (plus de 25%, de 50%, ou de 75%);
  • la date à compter de laquelle chacun est devenu un bénéficiaire ultime et (le cas échéant) la date à compter de laquelle il a cessé de l’être.

Ces nouvelles obligations visent tous les assujettis, peu importe leur lieu de constitution (Québec, Canada ou à l’étranger). Toutefois, certains types de personnes morales seront dispensées de déclarer leurs bénéficiaires ultimes; c’est le cas notamment des personnes morales à but non lucratif, des syndicats de copropriété et de certaines institutions financières.

Malgré l’obligation de déclarer les informations mentionnées ci-dessus, certaines informations ne pourront être consultées au REQ par le public. Les renseignements concernant tout bénéficiaire ultime qui ne seront pas publiquement accessibles sont sa date de naissance, son adresse de domicile (si l’assujetti déclare une adresse professionnelle pour lui/elle), de même que la plupart des renseignements relatifs à un bénéficiaire ultime d’âge mineur.


MODIFICATIONS RELATIVES AUX ADMINISTRATEURS ET AUX ADRESSES PROFESSIONNELLES

En plus des changements relatifs aux bénéficiaires ultimes, soulignons que les assujettis devront dorénavant :

  • transmettre une copie d’une pièce d’identité pour chacun de ses administrateurs;
  • déclarer la date de naissance de ses administrateurs; et
  • déclarer l’adresse de domicile de ses administrateurs.

En revanche, les assujettis pourront déclarer une adresse professionnelle pour leurs administrateurs qui, à l’instar des bénéficiaires ultimes, sera l’adresse figurant au registre.

Il est toutefois à noter qu’une seule adresse professionnelle pourra être déclarée par personne physique, à quelque titre que ce soit. Cette adresse devra être la même pour tous les assujettis quant auxquels la personne physique apparaîtra au registre, que ce soit comme administrateur, bénéficiaire ultime ou autrement. Un individu lié à plusieurs entreprises ne pourra pas déclarer des adresses professionnelles différentes d’un assujetti à l’autre.

Autrement dit, partout où un individu apparaîtra au registre du REQ, son adresse professionnelle devra toujours être la même.


ACCÈS AU PUBLIC EN 2024

Les nouvelles obligations de déclaration sont destinées à permettre, à compter du 31 mars 2024, la recherche par nom de personnes physiques au REQ. Ainsi, le public pourra prendre connaissance de tous les assujettis à l’égard desquels une personne physique est actionnaire, administrateur, dirigeant ou bénéficiaire ultime. Cela s’inscrit dans l’objectif du gouvernement d’améliorer la transparence et de lutter contre la fraude et l’évasion fiscale.

Nous comprenons toutefois que le travail de réflexion du gouvernement quant aux renseignements et résultats qui seront retournés et quant aux modalités des fonctions de recherche auprès du REQ est toujours en cours. Nous savons qu’il sera possible d’effectuer des recherches par prénom et nom de personnes physique, mais aucune autre modalité n’a encore été annoncée publiquement.


PÉNALITÉS ET AMENDES

Lorsque confronté au défaut par un assujetti de déclarer les renseignements requis par la Loi, le REQ enverra dans un premier temps un avis de non-conformité à l’assujetti qui lui permettra de remédier à son défaut dans un délai de 30 à 60 jours, selon la nature du défaut.

Il est à noter que des pénalités telles que la radiation de l’immatriculation et des amendes allant jusqu’à un maximum de 25 000$ pourraient être imposées à l’encontre des assujettis qui ne se conformeront pas à la Loi.

Ces pénalités ne seront appliquées que dans les cas plus graves, tels ceux où :

  • un assujetti ferait défaut de se conformer dans les délais prescrits malgré sa réception d’un avis de non-conformité;
  • l’assujetti déclarerait des informations fausses ou trompeuses au REQ; ou
  • l’assujetti entraverait une inspection ou enquête du REQ.


ENTRÉE EN VIGUEUR ET DÉLAI POUR SE CONFORMER

La plupart des modifications décrites ci-dessus entreront en vigueur le 31 mars 2023.

Concrètement, cela signifie qu’à compter de cette date, un assujetti devra s’assurer de se conformer à ces nouvelles dispositions lors du dépôt d’une déclaration annuelle ou d’une déclaration modificative au REQ.

Par exemple, si un assujetti doit déposer sa déclaration annuelle entre le 1er juillet 2023 et le 31 décembre 2023, l’assujetti devra se conformer aux nouvelles obligations lors du dépôt de cette déclaration annuelle (ou d’une déclaration modificative, le cas échéant).

Le département Corporatif/F&A de KRB et son service corporatif peuvent vous aider à bien comprendre ces changements et à vous conformer à ceux-ci. N’hésitez pas à communiquer avec Maxime Cloutier, Laurie Meitin, Laurie McQueen ou Chris Karambatsos pour toute question que vous pourriez avoir. Vous trouverez leurs coordonnées ci-dessous.

          Me Maxime Cloutier : (514) 360-7915  |  maxime@krblaw.ca

          Me Laurie Meitin : (514) 360-3925  |  l.meitin@krblaw.ca

          Me Laurie McQueen (514) 360-7916  |  laurie@krblaw.ca

          Me Chris Karambatsos : (514) 360-0100  |  chris@krblaw.ca


* AVIS : La présente communication ne constitue pas un avis juridique et nous vous encourageons à nous contacter pour toute question que vous pourriez avoir.


 

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